CMで最近よく見る電子帳簿保存法って知ってますか？ - らふわく～Life＆laugh work～受験算数・数学・趣味

CMで最近よく見る電子帳簿保存法って知ってますか？

2024年１月より電子取引情報保存義務化スタートするのでもうそろそろ対応の準備を始めないといけません。ただ、調べてみればみるほどこの制度は複雑です。紙での書類保存から電子保存への移行により業務の効率化を目的としているようです。ただこれを実際の業務フローに当てはめてみるとはたしてどうなんだろうか？って思います。

以下は私の理解の範囲でまとめたものです。

【電子帳簿保存法とは】

紙で保存することが義務付けられていた、国税関係の帳簿や書類を電子化して保存する際のルールを決めた法律。種類や作成方法によってさまざまなルールが決められている。2024年１月より電子取引情報保存義務化スタート。

１．電子帳簿等保存

国税関係帳簿や国税関係書類のうち決算関係書類は、電子データが作成された財務会計システム上で、電子データのまま保存することが認められています。タイムスタンプの付与は不要です。

２．スキャナ保存

自社が紙で作成した書類や、相手方から受領した紙の書類の写しは、スキャナを使って保存します。スキャナ保存の場合、解像度や色調など、一定以上の基準を満たさなければなりません。

３．電子取引

EDI（電子データ交換）での受発注や、電子メールで請求書などを受け取った場合などは、電子データとしてそのまま保存しておく必要があります。

【最近の動向】

（ポイント1）スキャナ保存制度の要件緩和

スキャナ保存制度の要件が緩和され、スキャナ保存が現実的な選択肢になった。

紙で受け取った書類は税務署への届け出なしで電子保存可となった。

（ポイント2）電子データで授受した取引情報の書面保存の廃止

電子データで授受した取引情報の書面保存が廃止され、電子データでの保存が必須に。

選択制では無いため、全ての事業者が影響を受ける。

【電子取引情報の保存に関する4要件】

1.使い方がわかる資料を備え付ける

2.すぐに確認できるようにモニタを備え付ける

3.検索ができるようにする

（１）日付、金額、取引先の3つの項目で検索できること

（２）日付、金額は範囲を指定して検索ができること

（３）２つ以上の任意の項目で検索ができること

（４）保存上の措置（4つのうちのいずれか）
　　①タイムスタンプが付与された書類を受け取る

　　②受け取ったファイルにタイムスタンプを付与する

　　③訂正削除の記録が残る/訂正削除ができないシステムを利用する

　　④訂正削除の防止に関する事務処理規定を備え付ける

■電子帳簿保存システムは導入目的に合わせて3タイプに分けられる

１．様々な書類を電子帳簿保存したい場合

２．受領する請求書を中心に電子帳簿保存したい場合

３．経費精算における領収書を中心に電子保存したい場合

■各タイプのおすすめ

１．電子保存専用タイプ：様々な書類を電子帳簿保存したい場合
　　請求書や領収書だけでなく、契約書や発注書、送り状なども含め、幅広い書類を電子保存したい場合は、専用タイプがおすすめ。電帳法対応を機に、トータルでペーパーレス化を進めるのも一手です。また、電子保存のみに特化したシステムは比較的安価なものが多いのが特徴。電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引情報の保存」に対応できれば良いという場合には、こちらのタイプでも十分と言える。
【サービス提供会社の例】
Invox電子帳簿保存、バクラク電子帳簿保存、楽楽電子保存

２．請求書受領タイプ：受領する請求書を中心に電子帳簿保存したい場合
　　大量の請求書を効率的に電子化する、という目的に適しているタイプ。紙で受領した請求書をOCRで読み取って、データ入力から保管までを代行してくれるサービスも最近では増えてきている。
【サービス提供会社の例】
TOKIUMインボイス、BtoBプラットフォーム請求書、sweeep Invoice、Bill One、マネーフォワードクラウド債務支払

３．経費精算タイプ：経費精算における領収書を中心に電子保存したい場合
請求書や領収書など、経費精算に関わる書類を効率的に電子保存するなら、電帳法に対応している経費精算システムが便利です。
【サービス提供会社の例】
楽楽精算、経費BANK、Concur Expense